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Todo empresario sujeto a los artículos 177.21 a 177.44 del Código de Minnesota (Minn. Stat.) debe elaborar y conservar registros de las horas trabajadas por cada empleado, la tarifa aplicada y el importe abonado en cada período de pago, así como los demás datos enumerados en el artículo 177.30 del Código de Minnesota (Minn. Stat.). Dichos registros deben conservarse durante tres años y estar disponibles para su inspección por parte del comisario cuando este lo solicite, ya sea en el lugar de trabajo o de tal forma que el empresario pueda cumplir con la solicitud en un plazo de 72 horas.
Estas obligaciones existen para que los conflictos salariales puedan resolverse a partir de documentos, en lugar de basarse en recuerdos contradictorios. En caso de que falten los registros, las consecuencias recaen sobre el empresario, algo que la mayoría de los empleados desconocen.
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La obligación estatal de llevar registros
El apartado (a) del artículo 177.30 comienza con una limitación de alcance que merece la pena leer: se aplica a todos los empleadores sujetos a los artículos 177.21 a 177.44. Dentro de ese ámbito de aplicación, enumera lo que debe elaborarse y conservarse: el nombre, la dirección y la ocupación de cada empleado; la tarifa salarial y el importe abonado en cada período de pago; las horas trabajadas cada día y cada semana laboral, incluyendo, en el caso de los empleados remunerados a destajo, el número de piezas completadas según cada tarifa de destajo. Una lista de las políticas de personal facilitadas al empleado, con la fecha de entrega y una breve descripción. Una copia de la notificación de inicio de empleo exigida por el § 181.032, apartado (d), del Minn. Stat., incluyendo cualquier modificación por escrito de la misma. Y cualquier otra información que el comisario considere necesaria para hacer cumplir los artículos 177.21 a 177.435.
El plazo de conservación es de tres años. Los registros deben conservarse durante tres años en las instalaciones donde trabaja el empleado. Los contratistas de obras públicas sujetos a los artículos 177.41 a 177.44 están sujetos a una norma diferente: en el caso de los trabajos en proyectos de obras públicas financiados total o parcialmente con fondos estatales, los registros se conservarán durante tres años a partir de que la autoridad contratante haya efectuado el pago final del proyecto.
El apartado (b) establece la norma de acceso. Los registros deben estar fácilmente disponibles para su inspección por parte del departamento cuando este lo solicite, y deben conservarse bien en el lugar donde trabajan los empleados, bien de manera que el empresario pueda cumplir con la solicitud en un plazo de 72 horas.
El apartado (c) establece las sanciones económicas. El comisionado podrá imponer al empresario una multa de hasta 1.000 dólares por cada incumplimiento de la obligación de mantener los registros según lo exigido, y de hasta 5.000 dólares por cada reincidencia.
El apartado (d) establece la disposición más importante en caso de litigio: cuando los registros del empresario sean insuficientes, los salarios podrán determinarse a partir de las pruebas disponibles. El § 177.27, subapartado 3, del Minn. Stat. recoge el mismo texto, por lo que citar cualquiera de ellos es correcto.
La nómina es una obligación independiente
El Minn. Stat. § 181.032 exige una nómina al final de cada período de pago, y es el registro que los empleados ven realmente.
La nómina debe indicar tu salario o salarios y la base sobre la que se te paga, tu salario bruto, cada deducción, tu salario neto, la fecha de finalización del período de pago y el nombre legal, la dirección y el número de teléfono del empleador, entre los doce elementos que enumera la sección. También debe indicar el total de horas trabajadas durante el período de pago, a menos que esté exento del capítulo 177. Esa salvedad es importante: un recibo en el que no figuren horas puede reflejar la postura del empleador de que usted está exento, en lugar de ser un descuido, lo cual constituye en sí mismo una información útil.
El apartado (d) de la misma sección exige una notificación por escrito al inicio de la relación laboral. Entre los datos que debe incluir figuran su situación laboral y si está exento del capítulo 177 y en qué fundamento. Esa notificación es un documento útil para determinar qué postura adoptó el empleador respecto a su clasificación, ya que se elaboró antes de que existiera cualquier controversia.
Los recibos de salario electrónicos tienen su propia normativa. Cuando los recibos se facilitan por vía electrónica, deben permanecer a disposición del empleado durante tres años. Dado que una reclamación salarial puede prolongarse hasta tres años en algunas circunstancias, conservar solo dos años de tus propias copias es un error que conviene evitar.
Qué hay que conservar y durante cuánto tiempo
| Requisito | Fuente | Detalle |
| Se aplica a todo empleador sujeto a §§ 177.21 a 177.44 | Minn. Stat. § 177.30(a) | El límite de alcance, que aparece en la primera línea del estatuto |
| Nombre, dirección, ocupación; tarifa de pago y cantidad pagada en cada período; horas trabajadas cada día y semana laboral, incluidas las piezas completadas a cada tarifa por pieza; políticas de personal con fechas y descripciones; una copia del aviso de § 181.032(d) y sus cambios | Minn. Stat. § 177.30(a) | La lista estatal principal |
| Registros conservados durante tres años en las instalaciones donde trabaja el empleado. Para empleadores de obras públicas conforme a §§ 177.41 a 177.44, tres años después del pago final de la autoridad contratante por el proyecto | Minn. Stat. § 177.30(a) | La regla estatal de conservación |
| Registros fácilmente disponibles para inspección por parte del comisionado cuando se soliciten, en el lugar de trabajo o disponibles dentro de 72 horas | Minn. Stat. § 177.30(b) | Regla de acceso |
| Multas de hasta $1,000 por cada incumplimiento, $5,000 por incumplimientos repetidos | Minn. Stat. § 177.30(c) | Cumplimiento |
| Salarios determinados a partir de las pruebas disponibles cuando los registros son insuficientes | Minn. Stat. § 177.30(d) y § 177.27, subd. 3 | Consecuencia de la falta de registros |
| Estado de ganancias en cada período de pago, doce elementos, horas salvo que esté exento del capítulo 177 | Minn. Stat. § 181.032(b) | Lo que recibe |
| Estados electrónicos de ganancias disponibles durante tres años | Minn. Stat. § 181.032 | Conservación |
| Aviso escrito al inicio del empleo, incluido el estado de exención y su fundamento | Minn. Stat. § 181.032(d) | Creado antes de cualquier disputa |
| Delito menor por incumplimiento repetido de conservar registros, falsificar un registro o negarse a ponerlo a disposición | Minn. Stat. § 177.32, subd. 1 | Exposición penal |
| Saint Paul: registros conservados durante el empleo y durante tres años, proporcionados al departamento cuando se soliciten | Saint Paul Legislative Code § 224A.08; WT rules 8.2 | Para trabajo en Saint Paul |
| Saint Paul: no destruir registros una vez que se haya notificado una investigación | Saint Paul WT rules 8.4 | Obligación de conservación |
Fuente: Minn. Stat. § 177.30, § 177.27, § 177.32 y § 181.032; Ciudad de Saint Paul, Normas administrativas de la Ordenanza sobre el robo de salarios, capítulo 224A, versión definitiva del 26 de noviembre de 2025. Verificado el 6 de septiembre de 2026.
Las normas municipales añaden su propio nivel de exigencia
Para el trabajo realizado en el término municipal de Saint Paul, el capítulo 224A exige a los empleadores que conserven los registros que en él se enumeran mientras el empleado esté contratado y durante los tres años posteriores, y que los faciliten al Departamento de Derechos Humanos e Igualdad de Oportunidades Económicas cuando así se les solicite.
Dos disposiciones dotan de fuerza a esa obligación. Una vez que el departamento notifique a un empleador que se ha iniciado una investigación, este no deberá destruir los registros hasta que se le comunique que la investigación ha concluido. Además, el hecho de que un empleador no mantenga, conserve o presente una respuesta completa a una solicitud de registros tras la ejecución de una orden de registro administrativa da lugar a la presunción de que el empleador ha infringido dicho capítulo, salvo que existan pruebas claras y convincentes de lo contrario.
Minneapolis exige los registros en virtud de sus propias ordenanzas y normas para el trabajo realizado en esa ciudad. Si has trabajado en cualquiera de estas dos ciudades, la obligación municipal se suma a la estatal, en lugar de sustituirla.
Qué puedes obtener y cómo
Los empleados no tienen un derecho ilimitado a consultar los archivos del empleador, y la obligación estatal de conservar registros recae principalmente en la empresa y no en el empleado.
Lo que sí puede obtener con certeza es su propia nómina, que el empleador debe facilitarle en cada período de pago, y una declaración por escrito del motivo del despido si lo solicita por escrito en un plazo de 15 días laborables desde el despido, la cual el empleador debe facilitar en un plazo de 10 días laborables desde la recepción de la solicitud.
Más allá de eso, las vías prácticas son la agencia y los tribunales. Un investigador puede exigir la presentación de registros de nóminas de una forma que una solicitud individual no puede, y la práctica de la prueba en un proceso civil permite acceder a registros que ninguna solicitud previa a la demanda podría obtener. Esa es una de las diferencias reales entre las vías, más allá de una mera cuestión de formalidad.
Guarda tu propio juego de copias
El hábito más útil es guardar copias a medida que avanzas.
Cada nómina, en un lugar que no controle tu empleador. Tus horarios. La notificación de inicio de empleo, en la que se indican tu salario, la frecuencia de pago y tu condición de empleado exento. Cualquier notificación por escrito de un cambio en tu salario o en tu día de pago, que el Minn. Stat. § 181.032 exige antes de que el cambio entre en vigor.
Los empleados que disponen de su propio juego de documentos se encuentran en una posición sustancialmente diferente cuando surge un conflicto, ya que pueden realizar los cálculos de inmediato en lugar de tener que esperar a que lo haga el empleador.
Nuestras páginas sobre reclamaciones por salarios impagados en Minneapolis y recuperación de salarios en St. Paul explican en qué consiste una reclamación, y la sección de derecho laboral de Minnesota del bufete abarca las demás áreas de las que nos ocupamos.
Preguntas frecuentes
¿Durante cuánto tiempo debe conservar un empleador de Minnesota los registros de nómina?
Tres años, según el § 177.30 del Minn. Stat., en las instalaciones donde trabaja el empleado, para todos los empleadores sujetos a los artículos 177.21 a 177.44. Los empleadores de obras públicas, en virtud de los artículos 177.41 a 177.44, deben conservar los registros durante tres años a partir del pago final de la autoridad contratante por el proyecto. Los registros también deben estar fácilmente disponibles para su inspección por parte del comisionado cuando este lo solicite, ya sea en el lugar de trabajo o de manera que permita cumplir con la solicitud en un plazo de 72 horas. Las nóminas electrónicas deben permanecer a disposición del empleado durante tres años, según el § 181.032 del Minn. Stat., y para el trabajo en Saint Paul, la Ordenanza contra el robo de salarios exige que los registros se conserven mientras el empleado esté contratado y durante los tres años posteriores.
¿Puedo solicitar una copia de mis registros de horas?
Tiene derecho a recibir una nómina cada período de pago. Por lo general, la presentación de registros de nómina más amplios se obtiene a través del Departamento de Trabajo e Industria, una oficina municipal de normas laborales o mediante un procedimiento de divulgación de pruebas en un proceso civil, cada uno de los cuales puede exigir la presentación de dichos registros de una forma que una solicitud individual no puede.
Mi nómina no indica mis horas. ¿Supone eso una infracción?
El § 181.032, apartado (b)(4), del Código de Minnesota exige que se indiquen las horas totales trabajadas, salvo que el empleado esté exento del capítulo 177. Por lo tanto, un recibo sin horas puede reflejar la postura del empleador respecto a la exención, lo cual conviene contrastar con tu notificación de inicio de empleo y tus funciones reales.
¿Qué ocurre si mi empleador no ha llevado ningún registro?
La obligación de llevar registros recaía en el empleador. El § 177.30(c) de la Ley de Minnesota establece multas; el § 177.32 tipifica como delito menor los incumplimientos reiterados y la falsificación; y tanto el § 177.30(d) como el § 177.27, apartado 3, permiten que el salario se determine a partir de las pruebas disponibles cuando los registros sean insuficientes.
¿Tiene mi empleador que decirme por qué me han despedido?
Si lo solicitas por escrito en un plazo de 15 días laborables a partir del despido, el empleador debe facilitarte por escrito un motivo veraz en un plazo de 10 días laborables a partir de la recepción de tu solicitud. Se trata de una obligación independiente de las obligaciones de mantenimiento de registros mencionadas anteriormente.
Este artículo explica los requisitos de mantenimiento de registros para los empleadores de Minnesota y no constituye asesoramiento jurídico. Los registros que se aplican a su puesto de trabajo y la información que puede obtener dependen de las circunstancias específicas de su empleo y del lugar donde se realizara el trabajo. Confirme los requisitos vigentes con el Departamento de Trabajo e Industria de Minnesota o con un abogado.
