¿Pueden los empleados asalariados cobrar horas extras en Minnesota?

Sí. El hecho de percibir un sueldo no te priva por sí solo del derecho a las horas extras. Un empleado asalariado tiene derecho a las horas extras cuando está amparado por alguna de las leyes sobre horas extras, no está exento en virtud de la legislación aplicable y trabaja más allá del umbral de horas extras establecido.

La confusión surge al considerar que «asalariado» y «exento» son sinónimos. Se refieren a conceptos distintos. El sueldo es una forma de pago. Una exención es una conclusión jurídica sobre un puesto de trabajo, y requiere algo más que el método de pago para justificarse.

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El sueldo es uno de los tres criterios, no una categoría

Los criterios federales estándar para puestos ejecutivos, administrativos, profesionales cualificados y profesionales creativos suelen exigir una base salarial, un nivel salarial de al menos 684 dólares semanales y un criterio de funciones. Deben cumplirse los tres requisitos, y el incumplimiento de cualquiera de ellos hace que el empleado no esté exento, independientemente del método de pago. A algunas categorías se les aplican normas de remuneración diferentes: los requisitos salariales no se aplican a los docentes ni a los empleados con licencia que ejerzan efectivamente la abogacía o la medicina; los comerciales externos no tienen ningún requisito salarial; y determinados empleados del sector informático pueden cumplir los requisitos con una tarifa por hora no inferior a 27,63 dólares.

Según la legislación de Minnesota, el análisis se basa en el Minn. Stat. § 177.23, subd. 7, cláusula (6), y en los criterios establecidos en Minn. R. 5200.0190 a 5200.0210. Dichos criterios también incluyen elementos salariales, de 250 o 155 dólares semanales según el criterio utilizado, y de 170 dólares para el criterio profesional II. Dado que los umbrales de Minnesota son mucho más bajos que la norma federal vigente, las funciones suelen ser el elemento más controvertido en virtud de la legislación estatal, pero aún así debe cumplirse el requisito salarial aplicable.

Por lo tanto, un empleado asalariado en Minnesota puede no estar exento en virtud de la legislación federal, de la legislación estatal o de ambas. Cada una de ellas da derecho a horas extras a partir de su propio umbral.

Cómo debe ser un salario

Las normas de Minnesota definen el término, y dicha definición tiene consecuencias.

La norma Minn. R. 5200.0211 establece que un salario no es una tarifa por hora. Se considera que a un empleado se le paga un salario si, mediante acuerdo con el empleador, se le garantiza un salario predeterminado por cada semana laboral. La norma permite deducciones por días completos de ausencia por motivos distintos a la falta de trabajo disponible, y permite deducir semanas completas en las que no se haya realizado ningún trabajo.

La consecuencia se encuentra en la misma norma. Cuando las deducciones reducen el salario de una semana laboral por debajo del mínimo exigido por la ley o por los criterios de exención, el empresario pierde la exención para esa semana laboral. Un empleado considerado exento pasa entonces a no estar exento para esa semana y se le deben horas extras por las horas trabajadas por encima del umbral aplicable.

La legislación federal se rige por el mismo principio a través del requisito de la base salarial, que pregunta si el empleado recibe regularmente una cantidad predeterminada no sujeta a reducción debido a variaciones en la calidad o la cantidad del trabajo realizado.

Deducciones que pueden socavar una exención

Ciertas prácticas de nómina son incompatibles con el pago de un salario verdadero y aparecen en las nóminas.

Deducir una jornada parcial por llegar tarde o salir antes, realizar deducciones por una semana de poco trabajo o un período en el que el empresario no tenía trabajo disponible, reducir el salario debido a la calidad del trabajo y cobrar al empleado por faltas de caja o daños son ejemplos recurrentes. La norma Minn. R. 5200.0090 prohíbe expresamente las deducciones del salario mínimo por faltas de caja, uniformes, material consumible, gastos de desplazamiento, mermas, roturas, faltas de caja, abandonos del puesto de trabajo, cheques sin fondos y multas disciplinarias.

Una única deducción indebida no implica automáticamente que el empleado no estuviera exento durante todo el período. Lo que sí hace es poner en duda la exención para la semana laboral en cuestión y plantear si el empleador estaba, de hecho, tratando el salario como una cantidad semanal garantizada.

Cómo se calculan las horas extras para un empleado asalariado no exento

Cuando un empleado asalariado no está exento, el salario debe convertirse en una tarifa normal antes de poder calcular las horas extras.

La norma Minn. R. 5200.0130 establece el método estatal: la tarifa normal se determina dividiendo la remuneración del empleado en la semana laboral entre el total de horas trabajadas. El Departamento de Trabajo e Industria establece la norma de la misma manera.

Según la legislación federal, el divisor depende de lo que se entendiera que cubría el salario. Cuando el salario estaba destinado a remunerar un horario fijo, ese número de horas es el divisor y cada hora extra conlleva la prima completa de 1,5 veces. Cuando el acuerdo cumple las condiciones establecidas en 29 CFR 778.114, se aplica el método de la semana laboral variable y la prima es la mitad adicional de la tarifa normal por cada hora extra, ya que el salario ya ha cubierto el tiempo normal de todas las horas.

Este método no se aplica por defecto. Requiere que las horas fluctúen realmente, un salario fijo que no varíe en función de las horas trabajadas, un salario lo suficientemente alto como para cubrir al menos el salario mínimo en las semanas más largas, y un acuerdo claro y mutuo de que el salario es una compensación por las horas que requiera el trabajo.

Tomemos como ejemplo a un empleado que percibe un salario semanal de 1 000 dólares, trabaja 46 horas a la semana y está sujeto al umbral de las 40 horas.

	El salario cubre una jornada de 40 horas	Método de semana laboral fluctuante
Tarifa regular	$1,000 ÷ 40 = $25.00	$1,000 ÷ 46 = $21.74
Pago adicional adeudado por cada hora extra	$25.00 × 1.5 = $37.50	$21.74 × 0.5 = $10.87
Horas extra	6	6
Pago adicional adeudado	$225.00	$65.22
Total semanal	$1,225.00	$1,065.22

La diferencia entre esas dos columnas es la razón por la que las condiciones del método de la semana laboral variable son importantes, y por la que un empresario que lo utilice debería poder hacer referencia a la interpretación en la que se basa.

El nivel salarial no lo es todo

Un empleado que cobre bastante más de 684 dólares a la semana puede seguir sin estar exento, ya que la prueba de las funciones es independiente del salario.

Un cargo de alto nivel, un buen salario y muchas horas de trabajo caracterizan a muchos puestos que siguen teniendo derecho a las horas extras. Lo que la prueba federal de «ejecutivo» evalúa es si la función principal es de gestión, si el empleado dirige de forma habitual y regular el trabajo de dos o más empleados a tiempo completo o su equivalente, y si el empleado tiene autoridad para contratar o despedir, o para hacer recomendaciones a las que se concede especial importancia. La prueba «administrativa» evalúa si la función principal es un trabajo de oficina o no manual directamente relacionado con la gestión o las operaciones generales de la empresa, incluido el ejercicio de discreción y juicio independiente en asuntos de importancia.

Los criterios estatales plantean sus propias versiones de esas preguntas, y los límites del 20 % y el 40 % sobre el trabajo no exento añaden un elemento cuantificable que el criterio federal no especifica de la misma manera.

Indicios que conviene tener en cuenta

Hay varios aspectos que conviene comprobar en tus propios registros antes de decidir si hay algo que merezca la pena investigar.

Si se llevó un control de tus horas y, en caso afirmativo, si el registro coincide con lo que realmente trabajaste. Si tu salario varió alguna vez en función de tus horas, al alza o a la baja. Qué proporción de tu semana se dedicó al mismo trabajo que realizaban tus compañeros remunerados por horas. Si realmente supervisabas a alguien y si se seguían tus recomendaciones sobre ellos. Si la empresa te aplicaba deducciones por jornadas parciales, períodos de menor actividad o faltas de personal.

Ninguno de estos aspectos es decisivo por sí solo. En conjunto, indican si el puesto se consideraba exento sobre el papel, mientras que en la práctica funcionaba como un puesto no exento.

Qué hacer si tienes un salario fijo y trabajas muchas horas a la semana

Conserva los documentos que acrediten las dos partes de la cuestión: lo que te pagaban y lo que hacías.

Las nóminas acreditan la remuneración y, según el § 181.032 del Código de Minnesota, deben indicar tu tarifa o tarifas salariales y la base sobre la que se te paga, el salario bruto y cada deducción. También deben figurar las horas totales trabajadas, a menos que el empleado esté exento del capítulo 177, por lo que una nómina en la que no aparezcan horas puede reflejar la postura del empleador respecto a la exención, más que un descuido. La notificación por escrito que recibió al inicio de la relación laboral recoge cuál era, según el empleador, su tarifa salarial. Sus propias notas contemporáneas sobre las horas y las funciones cubren el vacío cuando no existe un registro de control horario, y empezar a llevar uno ahora es más útil que reconstruirlo más adelante.

Nuestras páginas sobre reclamaciones de salarios impagados en St. Paul y la legislación laboral de Minnesota explican en qué consiste una reclamación, y nuestra página sobre la clasificación de empleados exentos y no exentos aborda cómo se definen estas categorías.

Preguntas frecuentes

Mi carta de oferta dice que soy un empleado exento. ¿Queda zanjado el asunto con eso?

No. Una exención es una conclusión sobre el puesto de trabajo que se evalúa según un criterio legal, y ni una carta de oferta ni un reconocimiento firmado pueden crear una exención cuando no se cumple dicho criterio. El Minn. Stat. § 177.27, subd. 8 también establece que un acuerdo para trabajar por un salario inferior al aplicable no constituye una defensa ante una reclamación.

¿Puede mi empleador deducir de mi salario cuando me tomo medio día libre?

Realizar deducciones por una jornada parcial es incompatible con el pago de una cantidad semanal garantizada, y Minn. R. 5200.0211 permite deducciones por días completos de ausencia, pero no por días parciales. Cuando las deducciones hacen que el salario semanal quede por debajo del nivel exigido para la exención, la norma establece que el empleador pierde la exención para esa semana laboral.

Soy asalariado y no estoy exento. ¿Se calculan mis horas extras sobre la base de mi salario?

Se calculan sobre la base de la tarifa normal derivada de tu remuneración semanal. Según la norma Minn. R. 5200.0130, se trata de tu remuneración por la semana laboral dividida entre las horas que has trabajado. El método federal aplicable depende de lo que se entendiera que cubría el salario, y conviene establecer ese entendimiento a partir de los documentos, en lugar de darlo por supuesto.

¿Tiene mi empleador que llevar un registro de mis horas si soy asalariado?

Para los empleadores sujetos a los artículos 177.21 a 177.44 del Minn. Stat., el artículo 177.30 exige registros que incluyan las horas trabajadas cada día y cada semana laboral, y la norma Minn. R. 5200.0100 establece que las «horas trabajadas cada día» incluyen las horas de inicio y fin. Si un empleador te ha tratado como trabajador exento y, por lo tanto, no ha llevado esos registros, esa omisión cobra relevancia si posteriormente se determina que la exención no es aplicable.

¿Hasta cuándo se puede remontar una reclamación por horas extras de un asalariado?

El § 541.07, cláusula (5), del Minn. Stat. establece un plazo de dos años para las reclamaciones estatales, que se amplía a tres si el empleador no ha cumplido el plazo fijado por el departamento para presentar los registros de nóminas o si el pago insuficiente fue intencionado y no un error. Las reclamaciones federales tienen un plazo similar de dos años, que se amplía a tres únicamente en caso de dolo. Ninguno de los dos plazos espera a que finalice la relación laboral: ambos comienzan a contar a partir de la propia infracción.

Este artículo ofrece información general sobre la legislación de Minnesota y la federal en materia de horas extras y no constituye asesoramiento jurídico. Que un empleado asalariado esté exento depende de las funciones del puesto y de la forma en que se haya abonado el salario. Confirme los requisitos vigentes con el Departamento de Trabajo e Industria de Minnesota, el Departamento de Trabajo de EE. UU. o un abogado.