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No. Las horas extras se calculan semana laboral por semana laboral, y un empresario no puede compensar una semana larga con otra corta para que la media quede por debajo del umbral.
Esto surge en las nóminas quincenales o semimensuales, en las que el período de pago abarca más de una semana laboral y el sistema de nóminas muestra un único total. El período de pago no es la unidad que utiliza la ley.
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Cada semana laboral es independiente
La normativa federal establece la regla con claridad. Según el artículo 29 CFR 778.104, la Ley toma como referencia una sola semana laboral y no permite promediar las horas a lo largo de dos o más semanas. A un empleado que trabaje 30 horas una semana y 50 la siguiente se le deben horas extras por las horas que superen el umbral en la segunda semana, aunque el promedio de las dos semanas sea de 40.
El Departamento de Trabajo e Industria establece la misma norma para Minnesota. Sus directrices sobre la ley estatal de horas extras establecen que las horas extras se calculan sobre la base de una semana laboral de siete días, independientemente de la duración del período de pago, y que las horas trabajadas no pueden promediarse a lo largo del período de pago ni utilizarse para compensar semanas laborales más cortas.
La norma se aplica independientemente del método de pago. La normativa federal la extiende expresamente a los empleados remunerados diariamente, semanalmente, quincenalmente, mensualmente o de cualquier otra forma, así como a los trabajadores a destajo y a los empleados a comisión.
Cómo se refleja el promedio en una nómina
Esta práctica resulta más fácil de reconocer en cifras que en una descripción. Tomemos como ejemplo a un empleado que cobra 20 dólares por hora con una nómina quincenal, sujeto al umbral de las 40 horas, y que trabaja 52 horas en la primera semana laboral y 28 en la segunda.
| Promediado durante el período de pago | Calculado semana laboral por semana laboral | |
| Horas totales | 80 | 80 |
| Horas tratadas como horas extra | 0 | 12, todas en la primera semana |
| Pago por horas regulares | 80 a $20.00 = $1,600.00 | 80 a $20.00 = $1,600.00 |
| Prima por horas extra | $0.00 | 12 a $10.00 = $120.00 |
| Total del período | $1,600.00 | $1,720.00 |
Ambas columnas muestran 80 horas y el mismo salario por horas normales. La diferencia radica en el complemento por horas extras a mitad de tarifa correspondiente a las doce horas extras de la primera semana, que el método de promediado nunca abona. Un empleado que vea 80 horas y ninguna línea de horas extras en un recibo quincenal, tras haber tenido una semana con mucha carga de trabajo y otra con poca, se encontrará con este patrón.
La semana laboral queda fijada una vez que el empresario la establece
Dado que la semana laboral es la unidad de medida, la definición de la misma es importante.
Minn. R. 5200.0170 define la semana laboral como un período fijo y recurrente de 168 horas —siete períodos consecutivos de 24 horas— que se utiliza para determinar el cumplimiento del salario mínimo, la compensación por horas extras y la designación de empleo a tiempo parcial. Esto se aplica independientemente de si al empleado se le paga por horas, a destajo, a comisión o según cualquier otra base. Una vez establecida la semana laboral, esta permanece fija. Si no se designa ninguna semana laboral, se sigue la semana natural.
La semana laboral no tiene por qué comenzar el domingo ni coincidir con el período de pago. Un empleador puede establecer una semana laboral de miércoles a martes, siempre que sea coherente. El Departamento de Trabajo e Industria describe lo mismo: la semana laboral puede ser cualquier período consecutivo de siete días que el empleador elija, y no puede variar una vez elegida.
Modificación de la semana laboral
La norma Minn. R. 5200.0170 permite un cambio, con un límite establecido en la propia norma. La semana laboral puede modificarse si el cambio tiene carácter permanente y no pretende eludir las disposiciones sobre horas extras.
Esa distinción es precisamente el motivo de controversia. La norma contempla un cambio permanente realizado por motivos de planificación de horarios o de nómina. Un límite de la semana laboral que se desplaza para que un periodo de muchas horas se divida entre dos semanas, y luego vuelva a su posición original, constituye la elusión a la que se refiere la norma.
La norma también permite que el comisario de Trabajo e Industria, a petición de un empresario, establezca un periodo diferente como semana laboral a efectos de la norma. Se trata de un trámite formal, y un empresario que se acoja a un acuerdo no estándar debería poder identificar la autoridad que lo autoriza.
Tiempo compensatorio en lugar de pago de horas extras
Acumular horas como tiempo libre es una variante del mismo problema, y la ley de Minnesota lo aborda directamente.
Minn. Stat. § 177.25, subd. 1 permite el tiempo libre en lugar de la compensación monetaria por horas extras, a razón de una hora y media por cada hora trabajada por encima de las 48, únicamente para el estado de Minnesota o una subdivisión política. La ley concede esa opción a los empleadores públicos y no la extiende a los privados. La legislación federal limita igualmente el tiempo compensatorio a los organismos públicos, según lo establecido en 29 U.S.C. § 207(o).
Por lo tanto, un empleador privado que ofrezca a un empleado un día libre el mes que viene en lugar del pago de horas extras de esta semana está haciendo algo que la ley no autoriza, y el consentimiento del empleado no subsana esta situación. El § 177.27, apartado 8, del Código de Minnesota establece que un acuerdo entre el empleado y el empleador para trabajar por un salario inferior al aplicable no constituye una defensa ante una demanda.
El período de trabajo en el sector sanitario es una excepción legal
Existe un régimen en la legislación de Minnesota que sí calcula las horas extras a lo largo de más de siete días, y conviene distinguirlo del cálculo de la media.
El § 177.25, apartado 2, del Código de Minnesota permite a un empleador que gestione un centro sanitario utilizar un período de trabajo de 14 días consecutivos en lugar de la semana laboral, si el empleador y el empleado lo acuerdan antes de que se realice el trabajo. En virtud de ese acuerdo, las horas extras se remuneran a una tasa de 1,5 veces la tarifa normal por las horas que superen las ocho en una jornada laboral y por las horas que superen las 80 en el período de 14 días.
Se trata de una alternativa legal definida, más que de un permiso para aplicar el promedio. Requiere un centro sanitario, un acuerdo previo y el pago tanto en función de los umbrales diarios como de los del período. Un empleador que utilice una medida de 14 días sin el umbral diario de ocho horas no está actuando dentro de los límites de la excepción.
Qué comprobar en tus propios registros
El patrón se manifiesta en la relación entre tres elementos: tus horas semanales, tu período de pago y la partida de horas extras.
Reconstruye tus horas semana laboral por semana laboral, en lugar de por período de pago, utilizando la semana laboral designada por el empleador si la conoces y la semana natural si no es así. Identifica cualquier semana concreta que supere el umbral aplicable. A continuación, comprueba si aparece una prima por horas extras para esa semana.
También conviene tener en cuenta: si el límite de su semana laboral ha cambiado alguna vez, si el tiempo se describió como «acumulado», «trasladado», «flexibilizado» o «devoluido posteriormente», y si los totales de sus nóminas se indican por período de pago en lugar de por semana. El artículo 181.032 del Código de Minnesota (Minn. Stat.) exige que los recibos de salario indiquen el total de horas trabajadas en el período de pago, a menos que el empleado esté exento del capítulo 177; por lo tanto, incluso cuando las horas sí aparecen, es posible que tengas que reconstruir el desglose semanal.
Este problema puede surgir cuando los horarios oscilan entre semanas con mucha carga de trabajo y semanas con poca. Nuestra página sobre salarios impagados a trabajadores de almacén de Minneapolis aborda uno de estos casos, y nuestras páginas sobre salarios impagados en Minneapolis y reclamaciones por salarios impagados en St. Paul explican en qué consiste una reclamación.
Preguntas frecuentes
Mi empresa me paga cada dos semanas. ¿Se aplican las horas extras a las 80 horas?
No. La duración del período de pago no modifica la unidad de medida. Las horas extras se calculan sobre cada semana laboral de siete días dentro del período, y el Departamento de Trabajo e Industria establece que las horas no pueden promediarse a lo largo del período de pago ni utilizarse para compensar semanas laborales más cortas.
Me pagan dos veces al mes. ¿Cómo funciona eso?
Un período semestral no se ajusta en absoluto a las semanas laborales de siete días, ya que los períodos varían en duración y no comienzan el mismo día de la semana. El empleador sigue teniendo que identificar su semana laboral fija y calcular las horas extras para cada una de ellas, para luego pagarlas, de conformidad con la norma Minn. R. 5200.0150, a más tardar el día de pago inmediatamente posterior al día de pago habitual correspondiente al período en el que se devengaron.
¿Puede mi empleador cambiar mi semana laboral?
La norma Minn. R. 5200.0170 permite un cambio si este tiene carácter permanente y no pretende eludir las disposiciones sobre horas extras. Un cambio realizado por una razón genuina relacionada con la programación o la nómina es diferente de un ajuste que se realiza para eludir un período de mucho trabajo, y el momento en que se produce el cambio en relación con las horas formará parte de lo que se examinaría en una investigación.
Mi empleador me ha ofrecido tiempo libre en lugar del pago de horas extras. ¿Puedo aceptarlo?
El artículo 177.25, apartado 1, concede esa opción al estado de Minnesota y a las subdivisiones políticas, pero no a los empleadores privados, y la ley federal limita el tiempo compensatorio a los organismos públicos en 29 U.S.C. § 207(o). Aceptar la oferta no la convierte en lícita, ya que un acuerdo para trabajar por un salario inferior al aplicable no constituye una defensa según el § 177.27, apartado 8, del Minn. Stat.
¿Qué ocurre si mis horas se promedian mensualmente?
Cada semana laboral en la que se adeudaran horas extras y no se pagaran constituye una infracción independiente, lo que influye en el alcance temporal de la reclamación. El plazo por defecto es de dos años, según el § 541.07, cláusula (5), del Minn. Stat., y se amplía a tres si el empleador no ha entregado los registros de nóminas solicitados por el departamento en el plazo establecido, o si el impago fue intencionado y no un error de buena fe. Las reclamaciones federales siguen el mismo plazo por defecto de dos años, con la misma ampliación a tres años en caso de dolo.
Este artículo ofrece información general sobre cómo se calculan las horas extras a lo largo de las semanas laborales y no constituye asesoramiento jurídico. El cumplimiento de un horario o una práctica salarial concretos depende de las circunstancias específicas de su empleador. Confirme los requisitos vigentes con el Departamento de Trabajo e Industria de Minnesota, el Departamento de Trabajo de EE. UU. o un abogado.
